Mon service d’administration des ventes vient de m’appeler pour la 3eme fois cette semaine : « Peux-tu mettre à jour le devis n°6549 avec les bons codes analytiques des offres sinon je ne peux pas le saisir et le projet ne va pas démarrer ? ».

Cette situation est classique et de plus en plus entendue chez nos clients. Cela perturbe la production, perturbe la facturation, le recouvrement et par conséquent perturbe le forecast … bref un nombre conséquent de services qui pestent contre l’équipe commercial.

Le devis (ou proposition) signé est souvent le parent pauvre des processus commerciaux car considéré sans valeur ajouté. Cela s’explique souvent par le manque de formation sur les processus auprès des les nouveaux commerciaux. L’équipe Marketing qui lance de nouvelles offres sans formation sur la fin du processus et le devis. Enfin, des mauvaises habitudes de travail qui perdure dans le temps pour certains commerciaux (qui ont toujours fait comme cela).

 

Et si nous sortions de nos silos pour résoudre ce problème !

Oui je l’affirme un commercial n’est pas l’être machiavélique que lui prête souvent les autres services de l’entreprise. S’il ne fait pas le « bon » devis c’est tout simplement qu’il ne sait pas le faire « bien ».

Chacun à sa compréhension du devis : Pour un commercial un bon devis est celui que le client signe au bon prix, pour un service ADV c’est celui qui sera saisi dans le système de gestion sans modification pour émettre la bonne facture, pour le service opération c’est celui qui permettra de réaliser les prestations en lien avec les besoins du client …

Pour que le devis parle à chacun au bon moment et avec les impératifs de chacun, nos chers américains ont conceptualisé une approche

CPQ : Configure, Price and Quote

La première bonne nouvelle c’est que cette approche exhaustive permet de fédérer les services entre eux de façon transparente. La deuxième bonne nouvelle c’est que des solutions logicielles se sont créées sur ce concept afin de faciliter la vie des utilisateurs. La troisième bonne nouvelle, c’est que ces solutions logicielles s’intègrent nativement avec les CRM et avec les ERP du marché.

Pour appréhender ces bonnes nouvelles, voyons en détail les éléments de cette approche :

  • La partie Configure : c’est le cœur du système. A lui seul il permet de définir la mécanique de la création d’un devis basé sur des règles métiers, des catalogues de prestations/produits et des particularités clientes. En résumé on a aspiré le cerveau de vos meilleurs « deviseurs » (ceux qui font le bon devis) pour le mettre en algorithme informatique. L’avantage c’est qu’en l’utilisant vous devenez aussi le meilleur « deviseur » même si vous êtes un nouveau commercial.
  • La partie Price : c’est la partie workflow du système. Dans cette partie vous définissez les règles de pricing (remise, réduction, marge commerciale, marge brut estimée), les circuits de validation d’un devis (délégation de prix), les éléments de facturations (récurrence, jalons). Vous maitrisez votre politique tarifaire à 100%.
  • La partie Quote : c’est la partie administrative. Dans un premier temps il permet de gérer la relation avec le client (signature électronique de devis, intégration avec son système d’achat interne, look and feel du devis homogène, ajout des conditions générales de vente, ajout d’annexes). Dans un second temps, il permet de gérer les processus de saisis interne dans l’ERP (code analytique interne, intégration automatique dans l’ERP des lignes du devis, gestion des PO client).
L’avantage de cette approche est d’être sûr que chacun aura son mot à dire dans le circuit d’un devis. Chacun définira son processus selon sa vision et au bon moment. Exemple : un commercial sélectionnera une ligne de devis explicite par son libellé et son prix mais ne saura pas qu’avec cette ligne est attachée un code analytique interne unique propre à l’ERP ainsi que des règles facturation propre à cette ligne. L’ADV intégrera automatiquement le devis dans l’ERP sans demande complémentaire auprès du commercial.
 

Méthode projet et solution logicielle

Pour réussir un projet CPQ et avoir la solution adéquate, il convient de faire un audit de la situation actuelle. Cet audit va répondre aux questions suivantes : état des processus (connu, écrit, partagé), équipe impliquée (tout au long de la chaine), points de frictions actuelles (caractérisation, impact financier, impact humain).

Pour réaliser l’audit c’est assez simple il faut suivre la vie d’un devis et utiliser la méthode BPMn pour le modéliser. Plusieurs ateliers multi-service seront nécessaire afin d’aboutir à une vision complète.

Enfin, la solution logicielle qui convient dépend énormément de votre CRM et ERP. En effet, rien ne sert d’empiler des solutions technologiques sans communication entre elles car vous allez retourner à des fichiers Excel et des taches de ressaisies. Le CRM va fournir les infos pour créer le devis (entreprise, contact, adresse), il permettra de stocker les historiques des devis. Enfin l’ERP qui recevra les lignes des devis signés pour les transformer en commande interne à réaliser pour la production.

Pour vous aider à y voir plus clair, le G2 a réalisé une Grid scoring sur le sujet du CPQ : 

Best CPQ Software in 2021: Compare Reviews on 110+ Solutions | G2

Et demain ?

Cet article a pour but de vos initier à l’approche CPQ. Depuis, plusieurs autres concepts sont apparus qui vont tous dans le sens d’une amélioration des tâches manuelles : Guided Selling, Quote to Cash par exemple. De nombreux articles en perspective pour vous faire partager ce monde fabuleux de l’automatisation de la vente.

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